El primer paso es identificar su probable “adicción” y la de su equipo a las reuniones . Muchos terminan cayendo en la trampa de asistir a muchas reuniones porque los hace sentirse importantes. Pero, antes de aceptar la siguiente invitación pregúntese si la reprogramaría si estuviese enfermo(a). Si la respuesta es no, entonces no vaya.

La coach de ejecutivos Elizabeth Grace Sounders, recomienda seguir el siguiente árbol antes de decidir convocar a una reunión:

Entonces, no organice reuniones si la gestión puede hacerse por teléfono y no hable por teléfono si puede enviar un correo electrónico. Si la junta es imprescindible, siga estos consejos:

Tenga una agenda clara
Sin agenda, no debería haber reunión. Una buena ejecución de la agenda implica una junta productiva. Y establezca, aun de manera informal, los puntos más importantes que se van a discutir.

Limite el número de asistentes
Empiece preguntándose cuáles son las prioridades de la reunión y quiénes son absolutamente necesarios. Si hace falta la presencia de un ejecutivo importante, confirme su asistencia y luego coordine con los demás.

No pierda la dirección
Trate de no descarrilarse. Esto se puede lograr enviando la agenda u otro material con anterioridad. Si tiene una videoconferencia, es indispensable que sepa utilizar todas las herramientas o desperdiciará los primeros 20 minutos arreglando la conexión.

Establezca el tono correcto
Cuide su lenguaje corporal. Puede tener un impacto diferente si se muestra atento o si tiene los brazos cruzados o está jugando con sus dedos o mirando a por la ventana.

Defina los pasos siguientes
Nunca termine una reunión sin fijar lo que se hará luego, como los plazos o responsabilidades individuales. Mantenga un registro de quién debe hacer qué y cuándo. Si hace falta una nueva reunión, establezca las coordenadas para el próximo encuentro.