Según un estudio de Yahoo! Mexico, se calcula que gran parte de los emprendedores y de los empleados trabaja más de tres horas extra al día y donde 6 de cada 10 mexicanos duermen con el smartphone a un lado de la cama y cerca del 80% de las personas encuentra imposible no revisar su e mail fuera de la jornada laboral.
Según el portal Pymex, trabajar tiempo extra es beneficioso para uno mismo y la empresa únicamente cuando es muy necesario. Pero hacerlo cada día nos da a entender de una ineficiente organización personal y corporativa.
Así que antes de cambiar las estructuras o la manera de trabajar en la empresa, hay que comenzar por uno mismo. Sigue estos consejos para organizar, mejorar y elevar tu productividad:
1. Priorizar las tareas más difíciles
Se debe priorizar y enfrentarse a las tareas más complejas lo más pronto que se pueda. Al comenzar la jornada los niveles de concentración son mejores y se tiene más energía. La otra cara de la moneda es dejar todo para el final y arriesgarse a cometer errores por no tener las mejores condiciones físicas y mentales.
2. Aprende a delegar responsabilidades
Si existen tareas que no generan ganancias o que solamente quitan tiempo se debe delegarlas a alguien del equipo o contratar servicios de outsourcing. No hay que verlo como un gasto, sino como una inversión.
3. Usar una pizarra
La mejor manera de sacar provecho al día laboral es planificarlo. Entonces, una buena idea es elaborar una agenda de trabajo que permita priorizar con certeza y avanzar en los temas realmente importantes. Y nada mejor que utilizar una pizarra.
4. Tomarse un descanso
Cuando se planifique el día, hay que dejar algunos espacios en blanco para descansar. Y es que el cuerpo y la mente necesitan pausas para recuperar energía. Se puede leer el periódico durante 15 ó 20 minutos, tomar un café al aire libre o tener una charla agradable, por ejemplo. Esto no es una pérdida de tiempo.
5. Ahorrar el precioso tiempo
Las tecnologías de comunicación -léase messenger, e mail, smartphone, redes sociales y buzón telefónico- son muy útiles si se sabe administrarlo correctamente. Pero cuidado; pueden transformarse en los peores enemigos de la eficiencia. Así que se debe evitar las distracciones de estar siempre online y aprender a utilizar con mesura estos servicios.
6. Dividir tareas en actividades más pequeñas
Se debe comenzar el día priorizando actividades, escribiendo y agendando cada una. Al separarlas en tareas más cortas y sencillas hace que el cerebro responde mejor y disminuya el estrés para poder alcanzar las metas más rápidamente.
7. Ordenar el lugar de trabajo
El espacio de trabajo tiene dos caras: una real ( oficina, planta, etc.) y una virtual ( la computadora). Y es imposible ser eficiente si este entorno está tan desordenado que se puede perder tiempo tratando de buscar un archivo o ese documento importante que alguien dejó sobre el escritorio. El único propósito de trabajar en un espacio ordenado es facilitar el desempeño para estimular la creatividad.
8. Aprende a decir que no
Un gran secreto para concentrarse en lo realmente importa es desatender las tareas intrascendentes. Si no se aprende a decir que no, es muy probable que la agenda se llene de temas que quitan mucho tiempo y generan pocos beneficios para la empresa y para uno mismo.
9. Atender un tema a la vez
Si se cree que ser multitareas es una ventaja, uno está equivocado. La correcta planificación de las actividades y la firme decisión de atacar primero las tareas más difíciles permitirá tener la capacidad para atender un solo tema cada vez. El objetivo concentrarse para resolver problemas o planear nuevos negocios o procedimientos.
10. Levantarse temprano
Comenzar a trabajar antes es una gran técnica para aprovechar mejor el día. Si eres de los primeros en llegar a la oficina se podrá comenzar la jornada con menos distracciones, lo que permitirá concentrarse en lo que se necesita hacer.
