El laboralista Mauro Ugaz, socio de EY indica los siguientes puntos a tener en cuenta durante una fiscalización laboral en la empresa:
Aspectos iniciales
La inspección de trabajo es ejercida con el propósito de velar el cumplimiento de las normas laborales, explicó Ugaz.
La verificación de un incumplimiento, salvo que ello pueda subsanarse, puede provocar la imposición de multas al empleador y, en algunos casos, la asunción de responsabilidades laborales y económicas (la autoridad de trabajo podría, por ejemplo, establecer la existencia de una relación laboral con un tercero y ordenar su incorporación en planillas).
Por ello, es muy importante, tomar conciencia de que una visita de inspección puede traer consecuencias no deseadas por la empresa si ésta no es tratada debidamente por las personas a cargo de las mismas.
Se sugieren las siguientes cuestiones previas:
Las visitas inspectivas en las que previamente se hace una notificación, deben ser inmediatamente comunicada a la Gerencia de Recursos Humanos o quien haga sus veces. Asimismo, deben ser atendidas por los funcionarios que se encuentren mejor preparados para afrontarlas.
Se debe solicitar la identificación del Inspector (carné y orden de visita inspectiva).
Las visitas inspectivas tienen un objeto preciso. Es necesario trabajar intensamente por contar con toda la información necesaria para atender los requerimientos del inspector.
No debe dejar de coordinarse ningún aspecto relacionado con los puntos precisados en la notificación de inspección.
Representantes de la empresa en las inspecciones
Ugaz recomendó que ante una inspección de trabajo, el represente de la empresa contemple:
Los representantes legales deben estar instituidos como tales.
Se debe encargar en la oficina al funcionario que se encuentre mejor preparado para asumir la inspección.
Facultades de los inspectores
El laboralista, precisó de otro lado, que los inspectores de trabajo tienen facultades específicas que se deben considerar:
- Ingresar al centro de trabajo sin previo aviso.
- Requerir el apoyo de la fuerza pública.
- Interrogar a los trabajadores de la empresa.
- Practicar investigaciones, pruebas y exámenes.
Exigir la presentación de:
1. Planillas y boletas.
2. Libros contables y demás documentación de la empresa, necesaria para la inspección.
3. Declaración jurada de impuesto a la renta, cuando se trate de fiscalizar el cumplimiento de pago de utilidades.
Obtener muestras de sustancias y materiales usados en el establecimiento.
Disponer medidas de aplicación inmediata que permitan corregir una grave violación de normas legales.
Prohibiciones de los inspectores
Asimismo, el experto precisó los límites a tener en cuenta por los empresarios, ya que los inspectores están prohibidos de:
Divulgar información obtenida en las inspecciones.
Participar en inspecciones en las que tengan interés directo o cuando medie relación de parentesco dentro del cuarto grado de consanguinidad con el trabajador o el empleador.
Aceptar del trabajador o el empleador facilidades ajenas a las necesarias para el desempeño de la función, tales como refrigerio, transporte o similares.
Tipos de inspección
Otro aspecto a considerar, agregó, es que las inspecciones se originan por la denuncia de un trabajador, por solicitud de alguna parte interesada o por encontrarse programada en la agenda de la Sunafil.
La inspección programada es aquella que se encuentra prevista en el plan de inspecciones de la Sunafil.
Usualmente, en estos casos, de detectarse alguna omisión en la documentación y/o información, el inspector concede un plazo para que el empleador sustente su dicho o el cumplimiento de las normas laborales.
Asimismo, existen inspecciones solicitadas por alguna parte interesada o por alguna denuncia que son las más frecuentes.
Ellas pueden ser solicitadas a pedido del Juez, del trabajador, de la Autoridad Laboral (distinta a la Sunafil) y, en general, por cualquier tercero legitimado. En estos casos, la verificación de infracciones u omisiones, generalmente, determina que se requiera al empleador el cumplimiento de la normatividad incumplida en un breve plazo.
Acta de inspección y actuación de la inspección
La actuación de la inspección supone:
- Verificación las materias relacionadas con la fiscalización.
- Requerir al empleador la subsanación de las infracciones detectadas.
- El empleador puede estar asistido por su abogado en el acto de inspección.
- El inspector elabora un informe donde se mencionan las infracciones detectadas o las verificaciones realizadas.
Por tal razón es importante:
- Contar con toda la documentación que previamente solicitó el inspector, respecto de los asuntos materia de inspección.
- Contar con toda la documentación que de ordinario la empresa establezca como usual en el centro de trabajo (planillas, boletas, horarios, contratos del personal temporal, contratos de intermediación, de outsourcing, etc.)
- En caso no se cuente con la documentación y/o información, se deberá solicitar al inspector un plazo adicional para cumplir debidamente con sus requerimientos.
De no encontrarse el representante legal o la persona que maneja la información laboral, se deberá solicitar al inspector que aplace la fiscalización, programándola para una nueva fecha.
Explicar, amparado en la documentación, cada una de las situaciones que el inspector intenta calificar como incumplimiento.
Definitivamente, la etapa de investigación de la inspección de trabajo es la más importante, ello debido a que lo detectado por los inspectores se considera como cierto (“presunción de veracidad”) salvo que el empleador pruebe lo contrario.
De ese modo, es importante tener en cuenta tres ejes en la inspección: prevención, estrategia y pasos posteriores a la inspección.
PREVENIR conflictos laborales. Manejar el capital humano requiere evitar el origen de los conflictos.
ESTRATEGIA EN LA INSPECCIÓN para obtener un resultado favorable o de menor incidencia.
DESPUÉS DE LA INSPECCIÓN es importante analizar los resultados y trabajar en las oportunidades de mejora.
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