El ambiente de trabajo está evolucionando en muchas empresas, lo que ha ocasionado la necesidad de nuevos diseños de oficinas. Por ejemplo, en algunos negocios los cubículos individuales y las oficinas están siendo desmanteladas para generar un ambiente más abierto en el que la estación de trabajo de cada empleado es simplemente donde conecta su laptop.

Sin importar cuál sea el diseño específico, el énfasis actualmente está en ser flexible, dice Alan Feltoon, director de MulvannyG2 Arquitecture. Él es uno de los tres expertos a quienes se consultaron para definir las 10 preguntas que debe hacerse un emprendedor al diseñar su espacio de trabajo.

¿Quiero motivar la transparencia y camaradería?
Muchas empresas están tirando paredes y cubículos para crear espacios abiertos. Ahora, muchos ejecutivos y managers se sientan en las mismas áreas que el resto de los empleados. Feltoon recuerda una oficina que diseñó para una banca de inversión, en la que usó vidrios en lugar de paredes sólidas. El dueño de la firma quería que los clientes tuvieran una imagen de transparencia de la marca.

Una oficina abierta también puede motivar el trabajo en equipo. “Cuando abres las cosas, de pronto tienes una vitalidad y transparencia que impulsa la conversación, participación y aprendizaje”, dice Janet Pogue, directora de la firma arquitectónica Gensler.

¿Cómo proveeré privacidad cuando se necesite?
Aunque quieras un diseño de oficina más abierto, es muy importante ofrecer espacios en los que los empleados puedan trabajar en silencio en tareas personales o simplemente para tener conversaciones privadas.

La gente pasa la mitad de su tiempo en el “modo enfocado”, por lo que la oficina necesita ser una mezcla de “espacios yo” para el trabajo individual, y “espacios nosotros” para el trabajo grupal, dice Pogue. La experta sugiere diseñar algunas salas privadas en las que no haya distracciones visuales.

¿Cuánto espacio necesito?
Los diseñadores de oficinas solían fijar 23 metros cuadrados por empleado, lo que incluía un espacio con pared, con un escritorio para la computadora y artículos personales, como fotografías. Ahora, el número ha disminuido a 13 metros cuadrados. Los empleados tienen sus fotos en su laptop, por lo que pueden cambiar de ubicación sin problema.

Feltoon la llama mentalidad de “trabajar desde cualquier lado”, donde cada día más empresas permiten que el personal trabaje algunos días desde casa, lo que hace que la oficina sólo esté parcialmente ocupada. “No quieres pagar más espacio que el que necesitas”, dice.

¿Qué pasaría si algunos empleados trabajaran desde casa?
Conforme es más común que los empleados trabajen parte del tiempo desde casa, las empresas deben estar preocupadas por el diseño de la oficina en casa también. La ergonomía es importante, pero muchas veces se olvida en estos espacios. El monitor de la computadora debe estar posicionado correctamente, en relación con la altura de la silla y del escritorio para evitar estrés en cuello, espalda, hombros y ojos. También se necesita la cantidad de iluminación exacta para evitar el cansancio visual.

¿Cómo puedo hacer mi espacio flexible?
Como un negocio joven y en crecimiento, que espera añadir más empleados y servicios, no quieres gastar dinero en la reconstrucción. Pogue sugiere mantener el espacio lo más flexible posible.

Puedes adquirir sillas y mesas móviles, para poderlas cambiar y reconfigurar los espacios y usar divisorios para convertir oficinas privadas en salas de juntas y hacerlas tan grandes como se necesite.

¿Cómo hago mi recepción cálida y confortable?
El área de recepción constituye la “primera impresión que alguien tiene de la empresa”, dice Tom Polucci, director de la firma de diseño interior HOK, con sede en Nueva York. Por eso, es importante crear una atmósfera cómoda. Puedes impartir un sentimiento de calidez haciendo que tu espacio se bañe de luz natural, y que la iluminación artificial sea suave e indirecta.

Algunos diseñadores sugieren algunos colores para generar esta vibra: tonos cremas y beiges para dar sofisticación, azules para proyectar confianza y lealtad, y verdes para dar sensación de prestigio. Finalmente, el espacio en general no debe ser imponente. “Si es un lobby grande, por ejemplo, creamos pequeños espacios para que la gente se sienta cómoda”, dice Polucci.

¿Qué quiero que mi oficina diga de mi empresa?
El diseño de tu oficina puede ayudarte a comunicar tu misión e identidad corporativa a tus clientes y empleados. Esto puede ser especialmente importante si modificas tu modelo de negocios.

Pogue usa como ejemplo a United Business Media, que rediseñó su oficina para reflejar su transformación de una firma de impresión antigua a una empresa de medios digitales moderna. “El rediseño del espacio no sólo refleja claramente los nuevos productos o servicios de la compañía, sino también permite a los empleados vivir la marca”.

¿Qué tipo de comportamientos quieres motivar en tus empleados?
Tu diseño puede incorporar elementos que ayudarán a alcanzar ciertos resultados. Si quieres motivar el reciclaje, por ejemplo, puedes instalar estaciones de reciclado en toda la oficina, proveyendo acceso fácil a ellas e instrucciones de uso. ¿Quieres que haya más convivencia entre empleados de distintas áreas? Crea una cafetería descentralizada o una estación de impresión que los impulse a dejar su área para compartir ideas y pensamientos con colegas de otros grupos.

¿Tienes espacios cómodos para que los empleados socialicen y se relajen?
Los espacios más populares son las cafeterías, comedores u otros lugares donde la gente naturalmente se congrega. Algunos negocios ofrecen amenities más elaboradas como gimnasios, centros de masajes, áreas de juegos y hasta guarderías. Crear espacios que permitan que los empleados socialicen, se ejerciten o descansen es importante para impulsar una sensación de balance y bienestar.

¿Cómo hago espacios verdes?
Pensar en términos de sustentabilidad es una tendencia cada día más común en el diseño de oficinas, dice Polucci. “Diseñamos todos los proyectos con un enfoque sustentable, desde la mecánica hasta la eléctrica, pasando por la iluminación y el reciclaje. De hecho, muchas de estas opciones no representan un costo mayor”. Por ejemplo, una opción es aprovechar más la luz natural o usar pisos elaborados con materiales reciclados