Por Mauricio Real
Director corporativo de 3G Office

El punto de partida de este proyecto era la mudanza de Kellogg Madrid a una oficina de menor tamaño con el objetivo de reducir gastos. Debido a la situación económica, se planteaba una reducción del 25% de espacio.

A medida que avanzaba, el proyecto se convirtió en una oportunidad de mejora en la forma de trabajo y en la calidad de los espacios mediante la implementación del modelo de oficina flexible.

Se realizaron sesiones de trabajo con representantes de todos los departamentos, no sólo para recoger sus necesidades, sino para definir cada tipología de espacio y diseñar conjuntamente las oficinas. En estas sesiones, se trataron puntos como ratios de aplicación de flexibilidad dependiendo de las funciones, definición de estilos de trabajo para generar tipologías de espacio adecuadas, generación de espacios de valor añadido que complementaran al puesto de trabajo tradicional, etcétera.

Se utilizaron, además, otros mecanismos para conocer las opiniones y necesidades de los trabajadores, tales como encuestas, mailing y focus groups.

Con toda esta información, se prepararon distintas versiones del proyecto, que se discutieron y revisaron siempre con la participación de los responsables de Kellogg que debían estar involucrados en la gestión de espacios, la innovación tecnológica y los RR.HH.

Finalmente, se sobrepasaron las expectativas previstas, pues un proyecto que en principio únicamente se enfocaba en el ahorro de costes, se convirtió en un ejemplo de generación de nuevo modelo de oficina. El resultado, además de aumentar la satisfacción de los empleados, ha conseguido por tres años consecutivos, el distintivo de “Great Place to Work”.

El proyecto visto por Susana Gómez, directora de RR.HH. de Kellogg

Kellogg estableció un modelo de trabajo basado en la flexibilidad, que impulsa la movilidad en el lugar de trabajo y en el tiempo, con tecnologías para trabajar desde cualquier lugar, una oficina sin despachos y sin puestos fijos, y con una clara definición del nuevo entorno laboral.

Esto supone tener plena confianza en el empleado y dar al profesional la opción de realizar su trabajo combinando diferentes espacios: en la oficina, en casa o si está de viaje, en aeropuertos, hoteles, entre otros.

Para hacerlo posible, la empresa facilitó a todos los colaboradores un kit de tecnología que incluía un soporte de herramientas de conectividad y la adecuación del espacio de trabajo en las oficinas.

Este nuevo modelo de trabajo KWork está enfocado en fomentar la conciliación laboral y personal, dando la posibilidad de trabajar desde cualquier lugar y con flexibilidad horaria, gracias a un buen uso de las tecnologías y un enfoque holístico: espacio y tiempo.

KOffice es el nombre del nuevo entorno laboral. Su filosofía es asegurar que cada empleado disponga del espacio más adecuado para cada actividad que realiza. En estas oficinas, los despachos individuales desaparecen para hacer la comunicación más fluida. Para los momentos en los que es necesaria una mayor concentración o confidencialidad, hay salas adecuadas para ello, distribuidas por toda la oficina y disponibles para todos.

Asimismo, los puestos de trabajo no están asignados. Los resultados son una oficina más ordenada y limpia, ya que sólo se dispone de un armario y personal box para guardar los objetos y documentos de trabajo, evitando la acumulación innecesaria de cosas y, por otro lado, se fomenta la interrelación entre los departamentos y entre los compañeros de una misma área de trabajo.

Del mismo modo, estas oficinas cuentan con una serie de políticas de sostenibilidad entre las que se incluye la política de luces apagadas a partir de cierta hora, aire acondicionado de bajo consumo y materiales reciclados y reciclables.

Entre los beneficios que se han desprendido de esta iniciativa destacan:

• Bienestar del empleado: al tener el valor de la flexibilidad; aumento de la comunicación interna, al no haber despachos ni barreras, y la conciliación laboral, familiar y personal.
• Optimización de costos y sostenibilidad: un ahorro de 65% en gastos de edificio durante el primer año respecto al año anterior; otro ahorro de 81% de electricidad, gracias a la política de Luces Apagadas y debido a que la superficie es menor; ahorro de papel por la política de Mesas Limpias; y porque las impresoras se han puesto lejos de los puestos (38%), un ahorro del 25% en tóners.
• Conectividad del 100% de los empleados.
• Escalabilidad: fácil reconfiguración de las oficinas al no haber despachos privados y al ser un espacio abierto.