Actualmente, cada vez más son los distintos rubros que buscan diversas opciones para sumarse a la tendencia verde, de esa manera buscan imprimir menos documentos, utilizar menos energía eléctrica, usar recursos ecológicos, entre otros.

En este contexto, uno de los rubros que está en constante búsqueda para unirse a la tendencia verde, es el sector educación que anualmente imprime a nivel nacional un aproximado a 39.8 millones de páginas, una suma importante, teniendo en cuenta que además de ser un costo operativo alto, el sector tiene un uso indiscriminado de hojas.

Por ello, Xerox del Perú lanzó la ‘Tendencia PrintLess’, dirigida sobre todo a las universidades del país y que se refiere al uso de la herramienta “Xerox DocuShare”, solución web de gestión de contenidos empresariales, amigable con el medio ambiente.

Esta herramienta permite a los usuarios gestionar, compartir y proteger una amplia gama de documentos desde el papel a contenidos digitales en entornos seguros, reduciendo costos operativos hasta en un 50%.

“Xerox del Perú tiene dentro de su portafolio de soluciones una herramienta llamada Xerox DocuShare, plataforma para el sector educativo, sobre todo para las universidades, la cual va perfectamente con la tendencia PrintLess”, indicó Nataly Arteaga, Product Manager de Oficina de Xerox del Perú.

Con esta dupla, se busca facilitar el trabajo, ahorrar costos, administrar correctamente los flujos de documentos y proteger el medio ambiente, agregó.

Asimismo, la ejecutiva expresó que según diversos informes estadísticos de empresas como Ernst & Young, Coopers & Lybrand, Nolan Norton Institute y Nucleus Research, los profesional pierden hasta 500 horas laborales al año buscando documentos, ya que el tiempo de trabajo dedicado a tareas de gestión documental por parte de profesionales que basan su trabajo en el conocimiento, supone entre un 30% y 40% del total de trabajo, mientras que cuando se utiliza un sistema de gestión documental, este tiempo se reduce a 10%.

De otro lado, se sabe que generalmente las empresas de distintos rubros, como suele ocurrir con frecuencia en las universidades, mantienen sus archivos dentro del costoso espacio de oficina y por eso dicha variable tiene un peso específico en el cálculo.

Los estudios indican que entre el 25% y el 33% del espacio de oficina es usado para el área de archivo. Sin embargo, al digitalizarse los documentos, lo que probablemente eran 60 m2 de archivo en papeles, se convierte en un 1 m2, que es lo que ocupa un servidor.

Beneficios de la herramienta
• Reduce hasta el 80% del tiempo que se necesita para encontrar información vital.
• Reduce los costos operativos hasta en un 50% y ayuda a cumplir los objetivos de sostenibilidad mediante la reducción de uso de papel, almacenamiento de documento y eliminación de residuos, la energía y el transporte marítimo.
• Proporciona acceso fácil y seguro a los documentos desde cualquier lugar, las 24 horas del día, los 7 días de la semana.
• Drásticas mejoras en la eficiencia y la productividad con un rápido retorno de la inversión.
• Garantiza que todos los documentos requeridos estén accesibles en unos pocos clics del ratón.

El dato
Xerox es una empresa de servicios globales de negocios, tecnología y manejo de documentos que ayuda a las organizaciones. Con sede central en Norwalk, Connecticut, tiene más de 140,000 empleados y opera en más de 180 países.