1. Registre todas las actividades: Anote todas sus múltiples peticiones, prioridades, tareas y actividades del día o la semana.

2. Determine los objetivos principales: Haga una lista de sus metas principales para el día o la semana.

3. Considere la regla 80/20: Determine qué 20% de las actividades producirá el 80% de resultados. Esto lo acercará más a sus metas.

4. Evalúe qué temas son importantes o urgentes: Decida cuál de estas actividades son las más importantes en comparación con las más urgentes. En esta etapa, tenga en cuenta cómo ciertos elementos afectan a los demás y las consecuencias de no llevar a cabo ciertas tareas (por ejemplo, alguien podría necesitar algo de usted con el fin de hacer su trabajo).

5. Clasifique: Utilice un sistema de clasificación para empezar a planificar. Por ejemplo:

• “A” tareas con alta prioridad que deben ser realizadas inmediatamente.
• “B” tareas moderadamente importantes que pueden ser realizadas después de las tareas “A”.
• “C” tareas con menor importancia que se pueden abordar en su tiempo libre.

6. Cree un horario: Establezca plazos para cada tarea y estime el tiempo necesario para completarla. Cree un horario, teniendo en cuenta las tareas que pueden estar vinculadas entre sí para aumentar la productividad. Por ejemplo, puede unir algo de menor prioridad con algo de mayor importancia.

7. Revise los objetivos y haga ajustes: Revise su objetivo(s) y las recompensas de hacer tal o cual tarea a tiempo, y haga los ajustes necesarios.

8. Haga una purga: Deshágase de los elementos que están al último de su lista y, que siendo realistas, no serán realizados.

9. Agrupe tareas iguales o similares para lograr una máxima eficiencia: Haga las tareas que menos quiere hacer en primer lugar –esto le ayuda a deshacerse de las cosas horribles de su lista y así mejorar su día.

El tiempo se pasa minuto a minuto y hora tras hora. Nada de lo que haga va a detener o rebobinar un reloj o un calendario. Todos tenemos la misma cantidad de tiempo, 1,440 minutos por día. No hay atajos para la gestión de uno mismo de manera más efectiva.

La clave está en invertir su tiempo de la manera más productiva, no solo por el bien de su organización, sino para su propia tranquilidad. Estos son algunos consejos rápidos para ayudarle a priorizar tareas y así trabajar de manera más eficiente.