Todos los días se realizan reuniones de trabajos para debatir temas importantes para una empresa. Sin embargo, es necesario saber cómo gestionar y distribuir los puntos dentro de una reunión ejecutiva para que los asistentes puedan lograr las metas propuestas.
¿Cómo realizar una reunión exitosa? Hildegart Gonzalez, docente internacional de la Universidad de Piura, menciona que el primer paso es la convocatoria, la persona que envía el llamado a una reunión debe de fijar previamente las metas y objetivos que se trataran dentro de un tiempo establecido.
La especialista recomienda que una convocatoria debe de realizarse con dos o tres días de anticipación para que la persona que asistirá al encuentro pueda prepararse con la documentación adecuada.
El segundo paso es definir la temática de la reunión y si hay documentación previa que los asistentes deban de analizar; lo más recomendable es enviarla con un tiempo prudente de anticipación para que pueda ser revisada.
Como tercer punto importante dentro de una reunión es la gestión de los tiempos, que según Gonzalez “una reunión ejecutiva no debe de durar más de una hora, ya que a partir de la hora estamos perdiendo el tiempo. Lo importe es que cada temática lleve un tiempo asignado.”
Por último, las dinámicas de diálogo y conversación cumplen un papel fundamental al momento de transmitir las ideas y también para realizar una respuesta en caso no estar de acuerdo con algún miembro de la reunión.
Se recomienda
Herramienta. Lo ideal es contar con un acta dentro de la reunión. ¿Qué es un acta? Un acta no es una transcripción de todo lo realizado en la reunión, un acta es un “quien va hacer qué, para cuándo y cuando vamos a realizar esto”.
