Cualquier conferencia a la que uno asiste hoy en día, va acompañada de algún tipo de presentación, cuya calidad puede impresionarnos por la variedad imágenes y recursos utilizados en su diseño o ser apenas un compendio de notas del conferencista.

Pero también es posible toparse con un mal expositor, que haya transcrito su discurso en una infinidad de diapositivas, con minúscula letra, que lee de manera simultánea con el auditorio, en un ejercicio desgastante para las partes.

Elaborar una buena presentación es una labor que demanda creatividad, conocimientos de comunicación, de la herramienta que se utiliza y de sus recursos, así como algunas habilidades de diseño y tiempo, mucho tiempo.

Aunque siempre es posible conseguir un experto que nos ayude a plasmar nuestras ideas en las diapositivas, lo ideal es poderlo hacer uno mismo, para construir una presentación que realmente ilustre y complemente lo que queremos expresar; tenga en cuenta que las diapositivas que se preparen deben ser solo un apoyo a las palabras del conferencista y nunca el elemento principal de una presentación.

De hecho, si por alguna razón, como suele ocurrir, la presentación no abre o no funciona, un buen conferencista debería ser capaz de desarrollar el tema sin contar con ese apoyo.

En muchos auditorios, tan pronto se enciende el video beam, alguien corre a apagar todas las luces, lo cual no es recomendable, no solamente porque la oscuridad invita a dormir, sino porque es importante que el público pueda observar al orador, ver la expresión de su cara y la forma como refuerza el mensaje con el manejo de las manos; sin luz no se puede establecer contacto visual y el conferencista se priva de ver las reacciones del público ante sus palabras.

Las presentaciones deben elaborarse una vez se tiene establecida la estructura de la conferencia que se va a dictar; al construirla tenga en cuenta los siguientes aspectos:

La unidad de la presentación
Es importante construir la presentación utilizando una misma plantilla, un mismo tipo de letra y unos mismos colores, de modo que exista unidad visual a lo largo del desarrollo del tema y que el espectador sienta que cada diapositiva forma parte de una misma historia.

Esto es especialmente válido para las empresas, que en sus presentaciones siempre deben reflejar su imagen corporativa; el diseño de una plantilla base para todas las presentaciones y la definición de tipos de letras y colores, asegura este objetivo.

Los textos y las imágenes
Construya sus diapositivas teniendo en cuenta que estas sean un apoyo a sus palabras y una manera de ilustrar, aclarar o reforzar su mensaje. Por lo tanto, no las atiborre de texto, tenga cuidado con el tamaño de la letra y los contrastes, para que al proyectarse, los espectadores no tengan dificultades para visualizarlas.

Una imagen vale más que mil palabras y es el momento de aplicar este trillado concepto, incluyendo gráficos e ilustraciones, antes que pesados textos.

Utilización de recursos
Cada nueva versión de Power Point y otros programas similares, incluye nuevos y sofisticados recurso para jugar con la imágenes, hacer aparecer y desaparecer los textos, pasar las diapositivas, dar paso a un video, etc. Si usted domina estas herramientas, lo recomendable es no abusar de ellas, pues puede llegar a distraer al auditorio y hasta cansarlo con movimientos excesivos.

Lo que sí es importante, es establecer una misma forma para separar los distintas partes de la presentación, de modo que al espectador le quede claro que se cerró un capítulo y se está abordando uno nuevo.

El uso del señalador
La utilización del señalador o pointer, es muy importante, especialmente cuando se presentan gráficos estadísticos en los que el conferencista debe basar sus explicaciones. El señalador debe utilizarse fijando la luz en el punto o cifra que se quiere resaltar, evitando hacer círculos y movimientos bruscos que tienden a marear a los asistentes.

Siempre que vaya a construir una presentación piense en cuáles son los mensajes centrales e ideas claves que quiere que queden en la mente de su público y que tipo de imágenes podrían ilustrar eso que usted quiere decir.

Elabore la presentación y cada capítulo, iniciando con una introducción o planteamiento, un desarrollo del tema y unas conclusiones que le den coherencia a su discurso.