En los procesos de diseño, desarrollo e implementación de mejoras es necesario organizar su puesta en marcha ya que es conveniente aplicar aquellas que tendrán un mayor impacto para obtener resultados importantes desde un inicio. El abanico de oportunidades de mejora puede ser muy amplio comparado con los recursos de la organización, que siempre son limitados.

Fernando Linares, consultor de Negocios de Ciclus Group, explica que para definir esta categorización por prioridades, es posible aplicar técnicas cuantitativas que permitan elegir la mejor opción de ese abanico.

Así, la “Matriz de Priorización”, -una técnica comparativa para ponderar oportunidades en base a criterios como costo, impacto, urgencia y factibilidad- se presenta como un método viable para obtener resultados más efectivos a los cambios que queramos hacer en una empresa.

Aplicación
En el siguiente ejemplo, como en muchas de las empresas que brindan servicios, el producto final del área de Operaciones es un tipo de informe que debe ser redactado manualmente por personal capacitado y con experiencia, aunque esto no siempre suceda como lo dice la teoría.

En este caso, el cuello de botella se da en la demora excesiva para redactar estos informes. Luego de realizar una evaluación, se encontró que las causas del problem son:

1. El insumo para la elaboración de los informes es insuficiente, lo que hace necesario solicitar la información complementaria y esperar a obtenerla.

2. La ubicación del especialista redactor de informes se encuentra en un lugar muy transitado y muchas personas aprovechan eso para conversar con él.

3. Con el tiempo, los casos se han vuelto más complicados y muchas veces se requiere hacer consultas telefónicas a un especialista.

4. La información que se necesita se encuentra en casos pasados, que no están registrados en una base de datos. La información se encuentra en expedientes físicos.

A cada uno de estos problemas (información insuficiente, excesivas distracciones, falta de capacitación, falta de uso de tecnología) se le asigna un peso del 1 al 3 (de poco importante a muy importante) y un puntaje del 0 al 3 (sin relación a con relación directa al problema). El resultado será el nivel de priorización para cada uno: a más puntos, más urgente se vuelve resolverlo.

Finalmente, cada peso y puntaje deben corresponder a los siguientes criterios: impacto, urgencia, factibilidad y bajo costo. Así, dependiendo de qué problema tenga más peso y puntaje al ser sumados bajo esos criterios, sabremos cuáles serán nuestras prioridades en orden. Ahora ya podemos comenzar a actuar para eliminar la acumulación de informes sin redactar.