A algunos les gusta despedirse en sus mensajes con el icono de una cara feliz; otros prefieren usar signos de exclamación para transmitir su entusiasmo o escribir determinadas palabras en mayúscula para resaltar una idea clave.

No hay duda de que las nuevas tecnologías han facilitado la comunicación dentro y fuera de la oficina. Pero estas plataformas, como el correo electrónico o las redes sociales, tienen sus propias reglas, normas que merece la pena tener en cuenta para evitar malentendidos, más aún cuando el interlocutor es tu jefe.

Aspectos a simple vista tan insignificantes como el empleo de emoticonos determinan el tono de los mensajes. Su uso se ha extendido al ámbito profesional y cada vez es más común encontrarlos en emails que tratan temas corporativos. ¿Es ése tu caso? ¿Los utilizas para hablar con tus compañeros de trabajo? ¿Y con tu superior? Puede que resten formalidad al contenido, pero muchas veces ayudan a quitar hierro a algunos asuntos y a no demasiado muy agresivo en las respuestas.

Emoticones
Según una encuesta en la que se preguntó a 661 empleados y altos cargos, realizada por Office Time -una filial de Robert Half International-, más de la mitad de los trabajadores reconoce que usa emoticones en sus correos electrónicos. Lo más revelador es que los jefes son los que más tienden a emplear este lenguaje, ya que consideran que es una forma de gestionar las emociones de su equipo.

La cuestión es cómo debes contestar a esos mensajes. Como en todo, el sentido común es el que tiene que primar. No abuses de este formato, al fin y al cabo estás tratando temas de trabajo. Te servirá para mostrar tu opinión de una forma rápida, ya que sustituye al lenguaje no verbal que se da en las conversaciones cara a cara. Pero sé sincero y no trates de manipular tus mensajes añadiendo símbolos que no se corresponden con tu estado de ánimo.

Además, tendrás que variar tu comportamiento según la plataforma que emplees. Por ejemplo, en los correos electrónicos no debes abusar de los emoticonos, ya que los emails se suelen utilizar para tratar temas más serios.

Sin embargo, si de vez en cuando hablas con tu jefe a través de otras plataformas, como las redes sociales o WhatsApp, puedes permitirte más licencias. Se suelen utilizar para abordar temas menos trascendentes, ya que son más informales y el tono puede ser más coloquial. No obstante, cuando se emplean para resolver problemas de forma urgente, sé serio y contesta de manera clara. El uso de emoticonos en estos casos es posible que provoque malentendidos y que desvíe la conversación. Eso sí, es recomendable que te comuniques con tu jefe a través de estas herramientas sólo si él quiere emplearlas. Es cierto que cada vez se utilizan más para tratar temas profesionales, pero se suelen usar más en el ámbito personal.

En cualquier caso, lo más importante es que cuides tu lenguaje. Debes ser concreto, evita las abreviaturas y no cometas faltas de ortografía. Por supuesto, ten cuidado con el autocorrector. Además, no es recomendable que utilices de forma frecuente letras mayúsculas para resaltar una idea o que incluyas muchos signos de exclamación o interrogación al acabar las frases. Se suelen malinterpretar, y puedes agobiar a tu receptor.

Audios e imágenes.
Estas plataformas permiten el uso de una gran variedad de recursos, pero cuando se trata de una relación profesional no conviene abusar de ellos, a no ser que tu jefe se muestre a favor de utilizarlos.

Las imágenes pueden colapsar la memoria del teléfono o las bandejas de entrada y no siempre se pueden descargar. En el caso concreto de WhatsApp, el uso de audios puede agilizar la comunicación en ciertas situaciones. Pero ten en cuenta que muchas veces tu jefe no escuchará inmediatamente. Piensa que la comunicación debe ser ágil y, en determinadas ocasiones, estos recursos pueden causar el efecto contrario.

Velocidad de respuesta.
Una duda que les surge a muchos es la inmediatez con la que debe responder a su jefe. Ello depende del contexto y la plataforma que se emplee. Si escribe durante el horario laboral, se tiene que contestar lo antes posible, más todavía cuando se trata de un tema urgente o un asunto importante relacionado con algunos de los proyectos que se estén llevando a cabo en ese momento.

Sin embargo, cuando tengas que dar una respuesta a un tema delicado, es mejor tomarse un tiempo y leer la constestación un par de veces antes de darle al botón de enviar. Es más, si se trata de un tema especialmente conflictivo, es mejor que dejes a un lado WhatsApp y las redes sociales. Contesta a través del correo electrónico, ya que es más formal y podrás explicarte mejor.

Inicio y final.
En los emails debes saludar para empezar la conversación. Sin embargo, en las otras redes no es necesario. Ahí debes ir al grano y explicar directamente lo que quieres.

Después, para acabar la conversación no suele hacer falta que te despidas de manera formal, independientemente de la plataforma que utilices. Es suficiente con que confirmes que has leído el mensaje. Aunque si lo prefieres, y si el tema se ha resuelto, siempre puedes emplear el emoticono de la mano con el pulgar arriba o una cara feliz como signo de aceptación. Es una manera educada y coloquial para dar por zanjado un tema.

Protocolo para responder por WhatsApp.
Los servicios de mensajería instantánea como WhatsApp se están consolidando como una herramienta de comunicación más en el panorama profesional. Seguramente, cada día intercambies mensajes con tus colegas de oficina e incluso formes parte de algún grupo en el que participáis varios compañeros de trabajo. No es nada raro. De hecho, es una práctica totalmente extendida. Estas herramientas admiten un tono más coloquial, pero no olvides que estás tratando asuntos de trabajo y que debes cuidar mucho tus palabras:

• En estas conversaciones puedes ser más informal, pero asegúrate de que eres claro en tus mensajes. Debes ser directo. No abuses de los emoticonos e imágenes. Los audios en determinados momentos pueden ser prácticos, pero asegúrate de que tu interlocutor los va a poder escuchar en ese momento. Quizá esté en una reunión o no tenga auriculares, por lo que tardará más en contestarte. Estas herramientas deben agilizar la comunicación, no hacerla más complicada.

• Presta atención a la hora a la que vas a contestar. Si estás chateando fuera del horario de trabajo, pregúntale antes a tu interlocutor si no le importa. Quizá estés interrumpiendo su vida privada. Analiza la urgencia de tus mensajes.

• Valora la importancia de la información que vas a compartir. En este tipo de plataformas pueden surgir malentendidos porque no se interpretan bien los mensajes. Por ejemplo, si es un asunto muy relevante, es mejor que lo trates a través de otros medios: mediante una llamada o una reunión.

• Debes confirmar que has leído los mensajes. No basta con que tengas activada la opción del doble ‘check’ azul. Es mejor que envíes un mensaje personalizado para que tu receptor se asegure de que has entendido lo que quiere decir y que estás de acuerdo con él.

Diario Expansión de España
Red Iberoamericana de Prensa Económica (RIPE)