Algunos días pueden llegar 127 correos, otras veces 83, y, en una jornada buena, sólo 58. Se pueden ignorar un rato, mientras uno piensa que no será tan duro leerlos después de un café o de salir a correr. Pero la bandeja de entrada está siempre ahí, y, tarde o temprano, hay que abrirlos.

Mucha gente tiene este tipo de vida: aquella en la que la jornada laboral , la productividad y la valía -aunque cueste reconocerlo- dependen de cómo se gestionan los mensajes de correo electrónico.

En un día productivo, es posible vaciar la bandeja de entrada, después de haber leído, respondido o archivado los mensajes. Una jornada en la que se pronuncia un excelente discurso o se consigue un cliente nuevo puede ser desastrosa si uno sabe que la bandeja de entrada sigue a rebosar de mensajes sin leer.

En cualquier momento se puede llegar al límite: algunos viven esclavizados mandando más de mil mensajes al mes, y así el email domina sus vidas. Liberarse significa cambiar los malos hábitos de siempre.

En lugar de pensar que los mensajes convencionales son la forma más fácil de estar en contacto o de intercambiar documentos importantes, es posible usar las últimas tecnologías que permiten obtener los mismos beneficios, pero de forma menos estresante.

Eso puede llevarnos a enviar la mitad de emails que se mandaban en la peor época, sin renunciar un ápice a nuestra productividad ni sacrificar las relaciones profesionales. Una vez que dejas de lado la obsesión de que tu bandeja de entrada debe estar vacía, empiezas a centrarte en las tareas que son más importantes para tu éxito profesional, como redactar informes, documentarte en profundidad…

De esta manera puedes llegar a perder la mitad del tiempo y la atención que antes dedicabas al email. Lo peor de los correos electrónicos es la idea de que los mensajes se van a leer y responder cuando lleguen. Eso está bien para los que requieren más atención y una respuesta urgente, pero hay muchos en los que aparecemos en copia o que se nos envían “a título informativo” que se pueden ignorar.

Hoy contamos con una nueva generación de herramientas que nos facilitan la vida. En lugar de compartir información a través del email, se puede agrupar en un cuaderno de notas digital a través de Evernote o con un hashtag para compartirla en Twitter con las personas a las que pueda interesarles.

En lugar de suscribirnos a una newsletter, a blogs como Feedly, podemos conseguir actualizaciones. Y en vez de mandar emails a un montón de gente y esperar que alguien responda pronto, la herramienta de mensajes en grupo Slack nos proporciona una respuesta rápida de las personas que están disponibles.

Cuando utilizamos estos instrumentos, podemos actuar en tiempo real e intercambiar mensajes con mucha más rapidez. Además, si usas Twitter y Slack siempre que te viene bien, acabas siendo de ayuda para los demás, porque en los mensajes de grupo sólo se responde cuando hay algo que aportar.

Este tipo de herramientas son más rápidas y eficaces que el correo electrónico. Cuando se trabaja sólo con el email se reciben constantes notificaciones. Incluso cuando silencias el tono que avisa de un nuevo mensaje, se tiene la necesidad de comprobar cuántos correos nuevos hay. Al ignorar el email durante uno o dos días para cumplir con tus plazos hace que se acumulen tantos que hay que dedicar horas a ponerse al día.

Ahora, en lugar de tratar los mensajes que llegan como algo absolutamente central, es posible priorizar los objetivos profesionales, usando las herramientas de colaboración para contactar con la gente e intercambiar la información que se estima oportuna.

Diario Expansión de España
Red Iberoamericana de Prensa Económica (RIPE)