La ‘lluvia’ de decretos legislativos del Poder Ejecutivo que se dio en el fin de semana hizo que varias propuestas pasen casi desapercibidos y entre ellas figuran un grupo de medidas de simplificación administrativa en materia laboral.

Según Percy Alache, director laboral de PwC, en total son cuatro medidas de facilitación que aprobó el Poder Ejecutivo en uso de la delegación de facultades otorgadas por el Congreso.

1. Firma de documentos laborales. Se autoriza a los empleadores a utilizar firma digital o electrónica para documentos laborales. Por ejemplo, las boletas de pago.

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2. Envío electrónico. Si los pagos laborales a trabajadores se realizan en entidades financieras, el empleador podrá enviar boletas o constancias laborales por medios electrónicos como correos o Intranet.

Según Alache, el medio utilizado debe garantizar un adecuado acceso al trabajador.

3. Documentación digital. El empleador podrá presentar versiones digitales de los documentos laborales ante inspecciones de la Superintendencia Nacional de Fiscalización Laboral (Sunafil) o procedimientos administrativos.

4. Conservación de documentos laborales. El empleador deberá conservar documentos o constancias laborales por un período de cinco años.

“Esta obligación es para todo efecto legal y debe ser respetado por toda autoridad administrativa, judicial o arbitral”, añadió el especialista.

Alache mencionó que estas medidas buscan la simplicidad y la sistematización de los documentos laborales que manejan los empleadores con su personal, lo cual va a permitir una mejor gestión de las relaciones laborales.

“No obstante, los empleadores deben contar con sistemas digitales idóneos que garanticen un adecuado acceso y comunicación con los trabajadores”, añdió.

Asimismo, afirmó que las autoridades administrativas (como Sunafil o el Ministerio de Trabajo) y judiciales tendrán más agilidad para revisar la documentación laboral que les sea presentada, y resolver con mayor eficiencia y prontitud los casos que tengan a su cargo.

Recordó que la digitalización laboral es utilizada principalmente por grandes empresas y algunas medianas empresas que cuentan con sistemas o aplicativos internos, que les permiten monitorear el cumplimiento de sus obligaciones laborales.

“En tiempos de constante uso de tecnologías de la información, es necesario que todo empleador sin distinción cuente con facilidades digitales para organizar, almacenar y comunicar su documentación interna e incluso, ello pueda servirle para afrontar inspecciones de la Sunafil o demandas judiciales”, finalizó.