¿Cómo archivar todos esos papeles? Este robot tiene la solución

Esta máquina es fundamental para resolver un enorme problema que enfrentan las empresas al tratar de acceder a datos que no han llegado a la era de la información: miles de millones de cajas de archivos en papel.

Por: Redacción Gestion.pe

(Bloomberg).- La mayoría de los removedores de grapas caben en la palma de la mano. Éste llenaría su living y utiliza la robótica y la inteligencia artificial.

Ripcord, una empresa emergente respaldada por una ronda de financiamiento de US$ 9.5 millones encabezada por Kleiner Perkins Caufield & Byers, ha creado una máquina que sus fundadores consideran fundamental para resolver un enorme problema que enfrentan las empresas al tratar de acceder a datos que no han llegado a la era de la información --miles de millones de cajas de archivos en papel.

“El problema nos está ahogando”, dijo el cofundador y máximo responsable Alex Fielding. “La cuestión no es la demanda”.

Al igual que muchas de las empresas emergentes de Silicon Valley, Ripcord cree que la respuesta a un problema prosaico es su tecnología. Si bien internet ya lleva más de 20 años, la cantidad de impresiones que hacen las compañías sigue creciendo.

Todos esos formularios, facturas, informes y recibos suelen terminar en cajas en depósitos, donde los datos quedan inmovilizados o para poder acceder a ellos hace falta mucho tiempo y dinero.

La máquina de Ripcord se propone eliminar gran parte del trabajo que requiere transformar ese papel en información electrónica utilizable. El primer problema que generalmente enfrentan las personas al equiparse con una computadora e incluso con el escáner de escritorio más veloz es cómo están sujetados los archivos entre sí.

La compañía calcula que a la persona media le lleva entre seis y ocho horas escanear una caja de papeles. La mayor parte del tiempo corresponde a quitar grapas y otros sujetadores que provocan los temidos atascos de papel. Otra cantidad de tiempo se pierde categorizando y nombrando los archivos en el ordenador.

Con miles de millones de cajas de archivos almacenados en los Estados Unidos, son un montón de horas de trabajo y cortes de papel. La máquina de Ripcord toma pilas de papel, quita todas las grapas y las carga una página por vez en una cinta transportadora para un escaneado rápido, hasta una hoja por segundo.

Esa tarea aparentemente tonta se realiza a velocidad vertiginosa gracias a la combinación de un robot industrial y sensores accionados por software de inteligencia artificial.

Ripcord no se limita a procesar el papel y ponerlo en cajas. Ofrece un servicio que cobra tan solo 0.4 centavos por hoja al mes por escanearlo y subirlo a la nube en formatos a los que sus clientes pueden acceder además de integrar a otros sistemas informáticos corporativos de uso común. También les almacena la información. El objetivo: todo ese papel sale de la máquina y entra en la trituradora para ser reciclado.

El almacenamiento de información en depósito es un mercado que mueve US$ 25,000 millones al año, según Ripcord, con sede en Hayward, California.

Las máquinas no se venden. Ripcord aspira a desplegar cientos de estos dispositivos gigantes en almacenes donde habrá robots encargados de mover las tolvas de papel. Fielding se apresura a aclarar que su sistema automatizado no dejará a nadie sin trabajo, cambiará la forma en que se realiza el trabajo de archivo.

Las máquinas necesitan el aporte humano para preparar los archivos y supervisar este proceso rápido, pese a que éste cuenta con corrección de errores incorporada e incluso desvía por una trampilla las hojas múltiples o el papel con notas adhesivas.