Quince grandes errores en la gestión de compras

Aptitus por G de Gestión. La gestión del abastecimiento solía ser una actividad que no requería mayor esfuerzo: la oferta se establecía en relación con los productos más vendidos. Hoy, las cosas se presentan un poco más complejas.

Por: Redacción Gestion.pe

Marco Espejo
Consultor asociado de Grupo Progresa

Los mercados han cambiado diametralmente desde la época de la Revolución Industrial, en la que se establecieron las bases del consumismo occidental.

La globalización, como proceso dinámico y constante, ha desarrollado en los clientes necesidades que permanecieron ocultas y que determinan la oportunidad para establecer estrategias orientadas a fortalecer la simbiosis de la disponibilidad de inventario y la satisfacción del cliente, evitando que los siguientes 15 errores a los que están expuestos los compradores traben la gestión de compras y mermen los resultados operativos y financieros.

1. Falta de políticas en las compras. Las políticas representan un conjunto de normas que se deben cumplir en el proceso respecto a las condiciones de costo, elección de proveedores, tiempos, modalidades de financiamiento y de operación, como canjes y devoluciones.

2. No estandarizar proveedores. Desarrollar el perfil del proveedor nos permite medir la capacidad en el manejo de información, respuesta, disponibilidad de materiales y confiabilidad en los tiempos de entrega. Al trabajar bajo parámetros desiguales, hay un alto grado de exposición al riesgo sobre la calidad de materiales y servicios que requieren nuestros clientes para la continuidad de las operaciones.

3. Solo los proveedores deben visitarnos. ¿Has recibido propuestas de proveedores capaces de atender todo tipo de materiales? Es un error constante focalizar el abastecimiento en proveedores como si fueran nuestros asistentes en la tarea.

Como comprador, ¿en alguna ocasión dejaste la comodidad de tu escritorio para visitar proveedores? ¿Qué sorpresa te llevaste? Gran parte de estos afrontan el rol de intermediarios comerciales desprendiéndose del inventario y arriesgando la capacidad de respuesta ante cambios inesperados del mercado. Existen también los proveedores que asumen la administración e inversión descuidando las operaciones de manipulación y almacenamiento.

4. No evaluar el desempeño de los proveedores. Es necesario llevar un registro de evaluación cuantitativa por cada abastecimiento de los proveedores considerando factores de tiempo de reposición, cantidades atendidas, calidad, cumplimientos comerciales, entre otros. Esto proporciona, periódicamente, recomendaciones necesarias para fortalecer la relación comercial.

5. No intercambiar información. Es una función determinante en la planificación del abastecimiento. Al anticipar la demanda del mercado, obtenemos la ventaja para establecer cronogramas de abastecimiento en beneficio de establecer acuerdos comerciales sobre el costo unitario de compra.

6. Limitar la negociación a los descuentos. Cuando los materiales no son considerados críticos o no están expuestos a escasez, es preciso evaluar el impacto sobre el incremento del volumen de compra por descuentos en el costo unitario. Estas propuestas esconden excedentes de inventarios, recogimiento de demanda, cierre del ciclo de vida, entre otras premisas para el “costo de oportunidad”, el cual puede incrementar el costo de almacenamiento.

7. El proceso de abastecimiento no termina en la orden de compra. Muchos compradores responden a sus clientes que la orden de compra ya ha sido generada y hay que esperar a que el proveedor la atienda, respuesta que impacienta a todo requirente ante la falta de visibilidad. Es importante, entonces, monitorear el cumplimiento de los acuerdos establecidos en la orden de compra.

8. Ignorar la rotación. Los materiales, como agentes del abastecimiento, son el punto de partida para determinar la frecuencia y cantidades a comprar. Todo comprador debe administrar sus recursos y su tiempo, y debe clasificar los materiales según la frecuencia de despacho.

De esta manera se identifican los artículos de alta y baja rotación, donde los primeros deberán tener un tratamiento especial con estrategias que garanticen la disponibilidad del inventario, mientras que, para los artículos con baja rotación, se deberá evitar la inmovilización de la inversión.

9. Administrar todos los artículos por igual. Para categorizar los artículos se pueden emplear herramientas primarias, como la clasificación de Pareto y los índices de rotación, que nos servirán de fuentes de información para la toma de decisiones en el abastecimiento.

También, podemos subcategorizarlos a partir de la función que cumplen en la empresa, encontrándonos con artículos estacionales, de tránsito, obsoletos, de seguridad, entre otros.

10. Descartar artículos de baja rotación. Una decisión precipitada es deshacerse del inventario de baja rotación. En ellos, podríamos encontrar artículos estacionales, críticos o sensibles a la escasez; por ello, es importante mantener en inventario cantidades que respondan a la demanda.

11. Errores en el catálogo. La creación de códigos debe ser una tarea centralizada del área de compras, porque es la que tiene la información técnica y funcional de primera fuente. Ignorar o simplificar el grado de complejidad de esta actividad nos conllevará a duplicar el inventario mediante dos códigos distintos para un mismo artículo.

12. Logística debe proyectar la demanda. El área de compras debe conjugar esfuerzos con los clientes internos y externos para anticipar y atender la demanda. Para alcanzarlo, no debe limitar sus funciones como receptor de información empleando modelos de programación de inventarios con bajo margen de error.

13. Trabajar sin alertas de inventario. Mediante los niveles de inventario podemos minimizar los excedentes y quiebres. El stock máximo nos permitirá tener en el almacén la cantidad necesaria para cubrir la demanda y el nivel de seguridad. Por su parte, el nivel mínimo nos alertará para realizar la reposición evitando la descompensación y quiebre.

14. ¿Nivel de servicio al 100%?. Es paradójico, pero tener la capacidad de atender todo lo que requieren nuestros clientes no es lo más apropiado.

Frecuentemente, caemos en el facilismo de realizar una sola comprar sin considerar la rotación, lo que nos enfrentará a posibles inmovilizaciones de inventario, acrecentándose las incidencias por obsolescencias, vencimientos o falta de liquidez.

15. Gestión sin indicadores. Estas herramientas nos permitirán concentrar nuestros esfuerzos en los 14 errores previamente identificados.