Cómo aplicar la política de puertas abiertas

La idea es flexibilizar las comunicaciones y las relaciones interpersonales entre los empleados y sus jefes, buscando mayor confianza y contacto, de manera que la información fluya de forma natural.

Por: La República de Colombia

Muchos jefes, al asumir sus cargos, anuncian que las puertas de su oficina estarán siempre abierta para todos y que, cualquiera que lo desee, puede enviarle un mensaje a su cuenta de correo, con propuestas, sugerencias e informaciones de interés para la compañía.

Esto es básicamente a lo que se refiere una política de puertas abiertas, que no siempre logra consolidarse y que muchas veces no pasa de ser una buena intención que se plasma en un discurso inicial.

Fundamentalmente lo que se pretende a través de esta política es flexibilizar las comunicaciones y las relaciones interpersonales entre los empleados y sus jefes, buscando mayor confianza y contacto, de manera que la información fluya de forma natural, tanto desde la cúpula hacia los colaboradores, como desde estos hacia la alta dirección.

Indudablemente, establecer una política de puertas abiertas, es la mejor herramienta con que se cuenta cuando se quiere obrar con transparencia, evitando los rumores y conflictos que genera la desinformación y cuando se busca que los colaboradores se alineen en torno a objetivos comunes.

Cuando un sistema así se implanta, el trato entre jefes y subalternos se vuelve menos formal, desaparecen calificativos como los de “doctor” y “don” y a todos se les llama por su nombre de pila.

Las puertas de las oficinas de los directivos están literalmente abiertas y la mayor parte del tiempo ellos están en disposición de atender las inquietudes de sus subalternos, toman decisiones con prontitud para evitar que los procesos se retrasen, orientan el trabajo, resuelven dudas y apoyan en todo momento a su equipo de trabajo.

Si el gerente ha invitado a toda la organización a escribirle a su cuenta de correo, debe dedicar tiempo a responder personalmente los mensajes que reciba, o debe delegar esta responsabilidad en alguna persona de mucha confianza que revise el correo, le comente los más relevantes y se encargue de contestar todas las comunicaciones. Esto, porque no hay nada que más desmotive a un trabajador que no recibir alguna respuesta a una comunicación enviada.

Entre más plana sea una organización, más sencillo resulta implantar este esquema que, aunque tiene enorme beneficios, también puede llegar a generar serios conflictos, cuando se rompe totalmente el conducto regular y se permite que cualquier empleado acceda permanentemente a la alta dirección, sin haber por lo menos comentado su caso con el jefe inmediato.

Este mismo problema se da a la inversa, cuando el gerente u otro directivo llama directamente a un empleado para solicitarle trabajos pasando por encima del jefe inmediato del colaborador, lo cual siempre producirá malestar y, en alguna medida, pérdida de autoridad.

En algunas ocasiones, estos casos se dan, no porque exista una política de puertas abiertas, sino por errores en el diseño de los organigramas y las líneas de dependencia, porque si un directivo requiere permanentemente de la colaboración directa de un determinado empleado, lo lógico es que lo designe como su asesor o asistente o lo ponga bajo su línea de mando. Si se trata de un trabajo esporádico, es muy importante que el directivo siempre recurra primero al jefe directo del trabajador.

“En alguna oportunidad me vi enfrentado a un caso como el anteriormente descrito en el que para mí era absolutamente claro que el gerente siempre llamaría directamente a uno de los jefes de sección que estaban a mi cargo, sencillamente porque la dinámica de las funciones que él desempeñaba y su relación con la gerencia así lo exigían,” escribe Fernando Albán en su artículo.

Aunque en un principio fue molesto, conseguimos evitar conflictos y consolidar una excelente relación de trabajo, mediante el compromiso de mantenerme informado sobre las órdenes que recibía de la gerencia.

La comunicación es el instrumento vital para el desarrollo de todo trabajo; cuando los jefes están demasiado ocupados para atender a sus colaboradores, los atemorizan con su autoridad y reacciones, fijan distancias o establecen excesivos formalismos que impiden la exposición franca y abierta de las ideas, el trabajo se estanca y la organización pierde su dinamismo.

Facilitar o entrabar la comunicación es una decisión completamente suya, con la que determinará el ritmo al que avanzará su organización.