Cinco acciones para ganar tiempo sin perder ni un minuto

Conseguir que sesenta minutos sean más productivos que dos horas es posible. Organizar tus tareas y diseñar ‘colchones’ de tiempo para imprevistos reducirá tu estrés y te hará más eficaz.

Por: Redacción Gestion.pe

“La vida es aquello que te va sucediendo mientras estás ocupado haciendo otros planes”. Esta frase, que se atribuye a John Lennon, define buena parte del tiempo que vas a emplear en leer este artículo con una diferencia sustancial: aquí no se trata de hacer planes , sino de aplicarlos para que la vida, el tiempo, además de suceder tenga sentido. Gustavo Piera, presidente de CRM, ha puesto en práctica esta filosofía y la desmenuza en El arte de gestionar el tiempo (Ed. Alienta).

“Lo que hace diferente a una persona de otra no es el tiempo, sino cuánto tiempo utiliza y cómo”, dice. La afirmación, que parece sencilla, está llena de contenido e invita a más de una reflexión. Porque, en este caso, no se habla de los ladrones del tiempo, sino de cómo aniquilarlos. “El tiempo no existe, es una medida de tu vida. Siempre tratamos de buscar la varita mágica pero no existe. Cada persona tiene una vida diferente y debe construirla y no hacer lo que se va encontrando por el camino”, afirma este navegante transoceánico.

Detente
Aunque resulte paradójico, lo primero que tienes que hacer para no perder ni un minuto más es parar. Piera comenta que “eso de ‘“levántate y anda”:http://gestion.pe/empleo-management/cuales-son-errores-mas-frecuentes-adquisicion-empresa-2157019 ‘ no vale para hacer bien las cosas. Es necesario parar, pensar, analizar, decidir y empezar y andar. Si se hacen las cosas de forma precipitada se trabaja más y se va en sentido contrario. Hay que tener muy claro cuál es el objetivo y encontrar los medios para alcanzarlo”.

Quiero, no tengo
Diferenciar entre el ‘quiero’ o ‘tengo’ que hacer, es otro de los trucos para marcar tu norte y no desperdiciar esfuerzos. Juan Antonio Fernández, socio de 3weeksconsulting, recuerda que “aquellas actividades que tenemos que hacer nos producen obligación, y en función de lo que perdamos si no lo efectuamos, decidiremos hacerlo o no. En cambio aquello que queremos hacer, provoca acción, movimiento y emoción de satisfacción por conseguirlo”. Piera también apuesta por esta pasión para disfrutar de lo que hacemos y da las pistas: “Conviene tener una reunión con uno mismo y construir la vida que uno quiere vivir. Como en la navegación, hay corrientes que te desvían del rumbo establecido. No tiene por qué suceder nada si esos pequeños giros no te alejan definitivamente del destino que te has marcado”. Añade que “la gente que se deja llevar no tiene ni el coraje, ni la humildad para darse cuenta de que la vida es suya y que hace falta cierta disciplina para conseguir lo que se quiere”.

Tus intenciones
La mayoría de las veces que dices que lo vas a intentar, quiere decir que lo dejas para mañana. Ian Cooper afirma en su libro, Dueño del tiempo (Ed. Empresa Activa), que si se dejan para mañana las cosas que se pueden hacer hoy el 20% de las personas padece esta enfermedad crónica, se demora pagar facturas, incluso si se tiene dinero, se pierde la oportunidad de comprar cosas cuando se puede hacer un buen negocio. Imagina lo que sucederá si pospones algo que te serviría para avanzar más rápido. Según Piera, “cambiar intenciones por acciones” es la clave.

¿Urgente?
Distinguir entre lo urgente y lo importante también es parte de este juego para no perder ni un minuto. Clasificar las tareas de esta manera y especificar el tiempo aproximado para su realización “facilitará tu planificación, organización y plan de acción. A aquellas tareas no importantes, deberíamos dedicarles el mínimo tiempo posible ya que no están ligadas a nuestros objetivos, a nuestros quieros”, señala Fernández, para quien planificar la semana y revisar los avances “hace que nos sintamos de una u otra manera. Y, cuando lo consigas, date un capricho. Si no es así, analiza las causas para evitarlas más adelante”.

Decir ‘No’
¿Sabes decir ‘no’? A menudo resulta inevitable caer en la tentación de echar una mano a un compañero, o dejar de lado lo importante por hacer algo que es totalmente accesorio pero requiere menos esfuerzo. Fernández afirma que “decir ‘no’ desde la asertividad, empatía y diplomacia es uno de los factores que más nos podría ayudar para gestionar nuestro tiempo de una manera más eficiente. Unido al pragmatismo, ser concretos e ir al grano. Muchas veces dedicamos mucho tiempo en el perfeccionismo, las distracciones, el detalle o el micromanagement. Éstos temas hacen que podamos desviarnos de nuestros objetivos”.

Diario Expansión de España
Red Iberoamericana de Prensa Económica (RIPE)