Papelería que invade: Soluciones reducen el espacio que ocupa
Las rumas de documentos dejan de acumularse si se convierten en bits. La digitalización es una vía.
Por: Redacción Gestion.pe
Facturas, boletas, tarjetas de presentación hasta los documentos de los resultados trimestrales más recientes pueden producirle un profundo dolor de cabeza.
Aquellos papeles que usted inicialmente dejaba marginados en una esquina de su escritorio, ahora se han convertido en rumas que amenazan con reducir cada vez más su propio espacio. Y, encima como si fuese poco, demora más de lo esperado en hallar aquel recibo, o lo que es peor, jamás lo encuentra.
Organizar su área de labores puede desembocar positivamente en su desempeño. Así, existen soluciones prácticas que pueden ayudarlo a reducir todo el espacio que sus papeles ocupan.
Emplee la nube
La digitalización es una de las vías. Pedir que algunas cuentas le lleguen directamente al correo electrónico ya es un paso; pero también hay dispositivos y aplicaciones a nuestro alcance.
Cabe recordar que hoy en día todo puede ser digitalizado, no obstante es preciso conservar ciertos documentos en físico para efectos legales, así lo digital es suma mente útil a modo de respaldo. Ese es el caso de los certificados, las escrituras, entre otros documentos de valor, que pueden almacenarse en servicios en la nube a donde es sencillo acceder.
De cualquier modo, siempre es necesario tener la información organizada por carpetas, sobre todo, por fechas (años, meses), manteniendo los archivos bajo nominaciones específicas.
Es aconsejable, asimismo, optar por guardar los documentos en formato PDF para que, en caso sean extensos, sea más sencillo encontrar algún asunto usando las palabras claves.
El uso de las aplicaciones
¿No le ha ocurrido que su archivador está repleto de tarjetas de presentación que se acumulan cada vez que asiste a reuniones o eventos? Es fundamental no perder la información de esos contactos, por lo que han surgido aplicaciones que pueden ayudarlo en ese propósito.
‘Evernote Scannable’ digitaliza tarjetas, pero también otros documentos. Basta con emplear la cámara del smartphone para que la app actúe: recorta la imagen, reconoce lo escrito y facilita una búsqueda por palabras clave. También puede guardar cualquier ‘scan’ en una cuenta de Evernote o exportarlo de modo manual a una cuenta en iCloud.
Algo similar ocurre con ‘CamCard’ que utiliza también la cámara del dispositivo. El app organiza todo automáticamente por tipo de documento. Eso significa que todas las tarjetas de presentación quedan dentro de una carpeta, mientras que los recibos en otra.