Conozca los 8 errores frecuentes de las empresas que terminan en despilfarros

Defectos de producción. Parece claro que los defectos de producción y los errores de servicio no solo no aportan valor, sino que lo restan. Los defectos siempre es mejor prevenirlos que eliminarlos o corregirlos cuando estamos ya en el mercado. La causa puede ser la falta de la correcta supervisión del proceso, un deficiente control de calidad, baja calidad de los materiales, formación insuficiente de los operarios, fabricación rápida o el mal diseño del producto, entre otros. La exigencia, en este punto, debe ser máxima a lo largo de toda la cadena a base de prueba y error permanentes.

Sobreproducción. Hace referencia a la producción no ajustada a la demanda, incluida la fabricación de artículos que no interesen a los consumidores. Producir más de lo inmediatamente necesario es una práctica bastante habitual almacenando el exceso en sotck en espera de que sea demandado. A veces se hace pensando que es más económico producir grandes bloques y con la mentalidad del ‘por si acaso’ detrás de la mayoría del conjunto de los despilfarros. Sin embargo, según Ohno, se trata de una mala práctica puesto que se destinan recursos y personal de manera innecesaria y que podrían haberse dedicado a tareas más urgentes. La forma de combatirlo sería reducir  los tiempos de preparación, sincronizando cantidades y  tiempos entre procesos, haciendo sólo lo necesario.

Exceso de inventario. Unidades obsoletas, material que no llega a utilizarse o maquinaría cuyo buen funcionamiento se comprueba fuera del plazo de devolución, son algunas de las consecuencias que conlleva la acumulación innecesaria de piezas o materia prima que se van sumando al inventario de manera aleatoria. Un inventario que sobrepasa lo necesario para cubrir las necesidades de la compañía o del cliente tiene un impacto negativo en la economía de la empresa además de ocupar un espacio valioso. La solución sería una óptima gestión del stock.

Esperas. Con esto se refiere a los tiempos muertos, tanto del personal que se mantiene pasivo como de la maquinaria. Suele producirse por una desincronización de las partes de un proceso como podría ser, por ejemplo, tener que esperar a recibir más materia prima para seguir fabricando, la falta de alguna herramienta necesaria o cualquier otra causa que derive en cuellos de botella. Otro ejemplo sería la tardanza de 5 minutos de uno de los asistentes a una reunión de 8 personas donde el tiempo perdido habría que calcularlo multiplicando esos 5 minutos por 8. Una mala gestión de compras, falta de orden para localizar inmediatamente la herramienta o el material necesario o carencia de formalidad suelen estar detrás de muchas pérdidas de tiempo. Sincronizar los flujos o la flexibilidad laboral podrían ser algunas formas de combatirlo.

Transporte. Se entiende que el traslado de materiales, personas o documentos de un sitio a otro no añaden valor alguno a la empresa. Además, el transporte cuesta dinero, equipo, combustible o mano de obra por lo que habría que evitarlo, salvo que sea este, precisamente, el valor de la empresa como sería el caso de una compañía de delivery. Lo lógico dentro de una planta o de cualquier empresa sería hacer un buen diseño y distribuir bien las localizaciones para evitar estos movimientos, además de racionalizar aquellos que no se pueden evitar. 

Movimientos innecesarios. Relacionado con el transporte, también todo el movimiento innecesario de personas o equipamiento que no añadan valor al producto o servicio se considera un despilfarro. Personas subiendo y bajando en el ascensor para conseguir la firma de un responsable, o tener el producto almacenado en una nave anexa en lugar de compartir las mismas instalaciones donde se da el servicio suponen una pérdida de tiempo y puede incrementar los riesgos de dolencias laborales de los empleados. La causa suele ser la aplicación de métodos de trabajo poco eficientes y una mala automatización de las tareas.

Sobreprocesos. Se originan cuando los procesos no se revisan y no se optimizan, de manera que acabamos haciendo o repitiendo acciones que, de ser analizadas y estar estandarizadas, serían innecesarias. Hay que preguntarse por qué un proceso y una tarea concreta es necesaria y eliminar los que no lo sean. La clave está en erradicar todo aquello que no afecta a la calidad del producto o servicio.

Desaprovechamiento del talento humano. Se refiere a aprovechar las fortalezas de cada empleado a beneficio de la empresa invitándoles a hacer uso de su creatividad e inteligencia. Algo que parece tan obvio, no ha sido la práctica habitual hasta hace poco, dada la estructuración vertical de las organizaciones. Como causas del desaprovechamiento puede citarse una política de empresa anticuada, no querer reconocer ese talento para no aumentar la retribución, o escasa cultura innovadora en la corporación.