¿Sabes usar WhatsApp para tratar asuntos profesionales?

Seguro que tienes un grupo de WhatsApp con tus compañeros de trabajo. Puedes usar un tono informal, pero debes saber qué contenidos compartir y cómo responder según la urgencia de los mensajes.

Por: Redacción Gestion.pe

Suena tu teléfono móvil. Es un mensaje de WhatsApp de ese amigo tuyo que está de viaje y te manda sus mejores fotos. De nuevo, otra notificación. Es uno de tus hijos que avisa de que esa noche llega tarde a casa. De buena o mala forma les contestas.

Mostrarse un poco más simpático o borde no parece un gran problema. En ese momento vuelve a sonar el móvil, pero ahora es tu jefe el que escribe a través del grupo de WhatsApp del departamento. ¿Contestarías inmediatamente? ¿Serías de los escuetos o de los que daría una explicación detallada a lo que está preguntando?

No es una situación extraña. Esta app se ha convertido en un canal de comunicación más en el entorno laboral, sobre todo, en circunstancias como el teletrabajo. La agilidad para transmitir información, la posibilidad de entablar conversaciones al mismo tiempo que se hacen otras actividades y hasta el desarrollo del sentimiento de pertenencia, al estar incluido en el grupo del WhatsApp del trabajo, son sus cualidades más apreciadas dentro de la oficina.

Comportamiento.
Es normal que de vez en cuando chatees con un compañero con el que te llevas bien. A pesar de la buena relación que mantengas con él hay quien recomienda ser cauto, pero donde siempre hay que ser prudente es en esos nuevos foros en los que también están tus colegas de departamento. Debes tener cuidado en compartir el contenido adecuado, en no convertirte en el típico pesado que no calla o por el contrario ser un pasota que no presta atención a los mensajes y, en consecuencia, correr el riesgo de no enterarte de algún dato importante.

Tipos.
“Los grupos son reuniones asíncronas que facilitan la valoración de temas y admiten un lenguaje más informal. Pueden ser de varios tipos, desde por proyectos en los que están las personas asignadas a esa tarea hasta por ideas para consensuar aspectos de alguna actividad, pasando por los que se crean para hacer el seguimiento de algún evento”, comenta Guillem Recolons, socio de Soy- mimarca. Pero antes de intervenir, debes valorar cómo vas a actuar. “Mucha gente no es consciente de que estos grupos forman parte de su identidad digital. Lo más importante es que después de decidir si vas a ser o no parte activa en las conversaciones, participes según el objetivo para el que han sido creados”, asegura Rodrigo Miranda, director general de ISDI.

Contenido.
En los grupos abiertos para una cita específica está claro el tipo de información que se debe transmitir. Ahí no hay opción para otros fines como publicitar un producto u otro asunto de interés. El dilema surge cuando se trata de aquellos de temática general que sirven para estar en contacto en cualquier momento. ¿Se admite cierta flexibilidad? ¿Se puede intercambiar información personal y de vez en cuando mandar algún chiste?

“Dependerá del grado de aceptación de los integrantes. Por ejemplo, si es lunes por la mañana y alguien comenta los resultados de la jornada deportiva del fin de semana como algo puntual, no hay inconveniente”, explica Pablo Sammarco, director general de The Social Media Family. Una vez más, el límite se encuentra en el sentido común. También dependerá del rol que representes.

Por ejemplo, como sucede en la vida real, actuarás de una forma u otra si en la conversación está el jefe. “El nivel de confianza es diferente. Por eso, hay que tener cuidado en no confundir los roles para no actuar de manera inapropiada”, señala Genoveva Vera, coach ejecutiva experta en liderazgo.

En este sentido, también señala la importancia de no tratar en este medio asuntos muy relevantes. No hay que olvidarse de que en estos casos la comunicación carece del lenguaje no verbal, tan importante para interpretar bien los mensajes y que no haya malentendidos.

Lenguaje.
El que lanza un beso y el que llora de la risa. Son los emoticonos que más emplean los españoles en sus conversaciones. Pero, ¿hasta qué punto estos iconos encajan en los temas del entorno laboral? Sirven para enfatizar las ideas o quitar hierro a algún asunto. Sin embargo, en estos momentos no conviene abusar de ellos. “En ocasiones se utilizan para manipular e incluso para tratar de engañar al resto enviando emoticonos que no se corresponden con nuestro estado de ánimo”, matiza Vera.

Tampoco abuses de los mensajes de audio. Muchas veces tu interlocutor no lo podrá escuchar en ese momento. Así que serán una barrera en la fluidez de la comunicación. Además, hay que escribir de una forma clara sin abreviar las palabras para no complicar la lectura.

Este medio es para facilitar el flujo de la información, no para hacerlo más difícil.

Horario.
Asegúrate de que contestas a una hora prudente y recuerda que si no es urgente, no hace falta que respondas inmediatamente. Es más, hay ocasiones en las que es mejor esperar un tiempo, sobre todo, cuando una respuesta puede tener efectos delicados.

Salir del grupo.
Seguro que en algún momento te has planteado abandonar una conversación. Si es así, no tengas miedo en explicar a tus compañeros tu decisión, para no correr el riesgo de que te juzguen y te etiqueten como un desinteresado.

Criterios.

• Se permite un tono más informal, pero no seas demasiado coloquial. La forma de hablar que emplees en ‘WhatsApp’ debe ser un reflejo de lo que se hace en la oficina. No abuses de los emoticonos, mensajes de audio e imágenes.

• No critiques a ningún compañero, independientemente del cargo que ocupe. También conviene evitar temas que puedan herir sensibilidades como política, sexo o religión.

• Cuida las horas a las que vas a contestar. Si lo haces fuera del horario de trabajo, corres el riesgo de alterar la vida privada del resto de integrantes. Así que tendrás que valorar la urgencia de tus mensajes para no interrumpir a nadie.

• Envía información precisa. En este tipo de chats suele haber malentendidos al no interpretar bien los mensajes. Por eso, es mejor dejar los asuntos importantes para otros medios.

• Avisa de que has recibidio el contenido y que lo has entendido. Asegúrate de que conoces el objetivo del grupo y trata temas que tengan que ver con ese asunto para no desviar las conversaciones.

Diario Expansión de España
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