Claves para tener un 2015 organizado y no morir en el intento

¿Qué significa ser más organizado para usted? Para algunos de nosotros, significa limpiar el desorden, para otros, se trata de hacer tiempo para realizar trámites personales que siempre tenemos pendientes.

Por: Redacción Gestion.pe

Enero es la época perfecta del año para organizarse y alistarse a tener un año productivo por delante. Muchos de nosotros queremos ser más organizados, pero este es un objetivo bastante general y es probable que no alcancemos una meta tan amplia a menos que la dividamos y seamos específicos acerca de lo que significa ser más organizados en nuestro caso particular.

¿Qué significa ser más organizado para usted? Para algunos de nosotros, significa limpiar el desorden, para otros, significa hacer tiempo para realizar trámites personales que siempre tenemos pendientes. ¿Si usted desea mejorar su manejo del tiempo? A continuación, algunos recomendaciones para poder organizarnos mejor en el 2015.

Problema: el desorden
Si alguna vez hubo un mes para limpiar todo su desorden, ese es enero. Ahora es cuando deberá decidir si el desorden que desea borrar se relaciona con el trabajo o la vida familiar. También deberá decidir si este se refiere a la limpieza de objetos físicos (incluyendo archivos y documentos) o si se trata de tareas en una lista. Luego, designe una hora exacta en la que usted pueda realizar esta tarea. Vea todo lo que puede eliminar dentro de esa hora.

En The Joy of Less, Francine Jay habla sobre la regla “_One In One Out_” (Uno entra, otro sale) que puede ser usada para asegurarse de que las posesiones ‘no se salgan de control’. Al adquirir algo nuevo, algo viejo tiene que irse. Por ejemplo, cuando usted compra una camisa nueva, debe deshacerse o regalar una camisa vieja. Esto mantiene un límite en el número de cosas que posee.

Después de que haya realizado su primera hora intensiva de ‘limpieza’ del desorden, vea si puede seguir haciendo esto durante 15 o 30 minutos al día durante el resto del mes de enero.

Problema: trámites personales
No se debe subestimar la importancia de estar al día con sus papeleos personales. Para muchas personas, la sensación de no perder el control sobre sus papeleos personales puede crear estrés y tendrá un impacto negativo en toda su vida laboral. Debido a que usted está ocupado con el trabajo, no hay tiempo para resolver tareas cotidianas en general, como trámites relacionados al hogar, la salud y las finanzas. Estas tareas se acumulan rápidamente y lo hacen sentir fuera de control.

Comience haciendo una lista de todo lo que tenga que hacer. Si algunas cosas tardan menos de un minuto (como abrir una carta), hágalo inmediatamente. Continúe con este hábito a partir de ahora. Para otras cosas en su lista que requieren más tiempo, decida cuándo puede asignar tiempo para ellas. ¿Tiene 10 o 20 minutos en la mitad del día, a primera hora de la mañana o por la tarde? Realice una tarea a la vez.

Si está retrasado con cosas pendientes por resolver, considere tomar uno o dos días libres para dedicarse a terminar estos asuntos. Y si bien esta no es la forma más emocionante de emplear su tiempo, solo tiene que hacerlo una vez y así pondrá fin a las tareas que no lo dejan dormir tranquilo. Cuando esté libre de todo, recuerde separar una hora a la semana o tres horas al mes para realizar trámites personales y evitar que se vuelvan a acumular.

Problema: el manejo de tiempo
Si siempre llega tarde, esté saturado, tiene dos eventos al mismo tiempo o nunca tiene tiempo suficiente, entonces haga del 2015 el año en el que organice su tiempo.

Comience por asegurarse de tener a la mano un nuevo diario o calendario que esté al día con todas sus citas. Establezca un sistema que funcione para usted, de modo que no tenga dos compromisos al mismo tiempo y así puede planificar su tiempo con antelación (y no cinco minutos antes).

Luego, piense en su actitud acerca del tiempo.

• ¿Usted valora su tiempo?
• ¿Valora el tiempo de otras personas?
• ¿Qué cosas consumen más su tiempo de lo que deberían?
• ¿Dónde pierde el tiempo?

Comience a evaluar con precisión la cantidad de tiempo que cada tarea le toma y empiece a decidir en qué quiere emplear más su tiempo, y en qué quiere emplear menos.

Problema: Las metas que nunca alcanza
Si llegó a finales del 2014 y se dio cuenta de que usted no alcanzó sus principales objetivos a pesar de estar ocupado todo el año, entonces es el momento de hacer cambios este 2015.

Dos razones por las que no hacemos tiempo para alcanzar las metas son que nos distraemos o las aplazamos. A menudo aplazamos las cosas porque el objetivo –en su totalidad– parece demasiado grande y aterrador de lograr. En vez de eso, divídalo en pasos y trate de completar solo el primer paso. Luego, pase a la siguiente etapa.

Para lograr nuestros objetivos también tenemos que priorizar. Es muy probable que las distracciones nos saquen fuera de curso y nos hagan olvidar cuáles son las cosas más importantes, ya que otras tareas aparentemente urgentes como responder a un correo electrónico podrían captar nuestra atención y tiempo. Al comienzo de cada día y cada semana, establezca sus prioridades de forma clara, de modo que están en línea con su objetivo general.